چرا اکثر جلسات کاری فقط اتلاف پول، زمان و انرژی هستند

شرکت‌ها اغلب جلسات متعددی برگزار می‌کنند، نشست‌هایی که بدون استاندارد مشخصی برگزار می‌شوند و نتیجه یا دستاورد باارزشی در پی ندارند.

پرهزینه بودن جلسات کاری، حقیقتی است که هیچ‌کس شکی در آن ندارد. شما می‌توانید در جلسه یا گردهمایی بعدی، هزینه‌ی ساعتی هر فردی را که در اتاق است، برآورد کنید. حالا تصور کنید که خودتان مالک یک کسب‌وکار کوچک بودید و قرار بود پول این جلسات را از جیب خودتان بدهید. واقعاً به این کار رضایت داشتید؟

هزینه‌ی فرصت هر فردی که در اتاق کنفرانس یا جلسه نشسته، معادل است با دستاورد یا ارزشی که اگر در حال گوش دادن به حرف یکی از مدیران اجرایی در مورد پیشرفت تکنولوژی و قدم‌های نوآورانه نبود، می‌توانست برای شرکت ایجاد کند.

هر جلسه‌ای که مستقیماً به درآمدزایی‌ یا صرفه‌جویی در هزینه‌ها منجر نشود (چه در جلوه‌ی یک تصمیم اساسی تجاری و چه برنامه‌ی یک اقدام)، کاملاً اتلاف پول شرکت است.

بخشی از موضوع بحث جلسه، دادن اطلاعات است

موضوع هیچ جلسه‌ای نباید سخنرانی در مورد اطلاعات، خلاصه‌ی بحث‌های قبلی یا مرور دیدگاه‌ها باشد. دستورالعمل واقعی یک جلسه باید مواردی شبیه این باشد: «تعیین تاریخ عرضه‌ی محصول»، «انتخاب نرم‌افزار جدید برای طراحی مجدد پایگاه داده» یا مباحثی که نیاز به تصمیم‌گیری جمعی دارند. البته اگر خوب فکر کنید؛ می‌بینید خیلی به‌ندرت برای این سوژه‌های اساسی جلسه‌ای تشکیل می‌شود.

در عوض آنچه ما در جلسه‌های کاری شاهدیم، این است که یکی از عوامل می‌گوید: «ما باید فلان ابزار را بخریم» درحالی‌که خرید ابزار مستلزم جلسات کاری نیست. این اتفاقی است که باید در طول یک پروژه مد نظر قرار بگیرد: از کارمندان می‌پرسید چه‌کاری را به چه دلیلی و با چه روشی انجام می‌دهند و اگر در این راه نیاز به خرید هر ابزاری باشد، آن را خریداری خواهید کرد.

اما در مورد تبادل اطلاعات. تبادل اطلاعات باید قبل از جلسه انجام شود. اگر جلسه برای یک تصمیم‌گیری مهم برنامه‌ریزی‌ شده است، طبیعتاً اعضای گروه پیش از حضور در جلسه باید همه‌ی اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشند. باید پیشاپیش همه‌ی مدارک، اسناد و گزارش‌ها را برای کارمندان ،عوامل و سرپرست تیم‌ها فرستاده باشید.

برگزاری جلسه یا گردهمایی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات، وقت کلیه‌ی اعضای تیم و البته پول شرکت را به هدر می‌دهد.

مدت جلسه‌ی کاری استاندارد نیست

معمولاً اعلام می‌شود که مدت یک جلسه نیم ساعت، یک ساعت یا دو ساعت است. بعلاوه هر جلسه یک ساعت شروع دارد ،مثلاً ۹ و نیم صبح، ۱۰، یا ۳ بعدازظهر.

فرض می‌کنیم جلسه‌ی ما ساعت ۹ صبح شروع می‌شود و تا ساعت ۱۰ ادامه دارد. بازهم فرض می‌کنیم یک تصمیم‌گیری جمعی به ۱۰ دقیقه زمان نیاز دارد. آنچه در واقعیت اتفاق می‌افتد این است که یکی از مسئولین به هر نحوی مابقی این زمان را پر می‌کند! مثل‌اینکه شما یک‌خانه‌ی بزرگ‌تر خریده باشید و صرف‌نظر از اینکه چقدر فضا در اختیار دارید، بالاخره آن را با یک سری وسایل پر می‌کنید.

به‌جای این روند پرهزینه، جلسات کاری را بسته به هدف آن تنظیم کنید. به عوامل شرکت بگویید که منظور از تشکیل جلسه تصمیم‌گیری درباره‌ی چه موضوعی است، و تأکید کنید جلسه وقتی به پایان می‌رسد که تصمیم جمعی اتخاذ شود. لزومی به‌صرف زمان بیشتر نیست. اگر می‌بینید برای یک تصمیم به ۱۰ دقیقه زمان نیاز دارید، مدت جلسه‌ی خود را ۱۰ دقیقه اعلام کنید و نه بیشتر.

شاید حتی از خودتان بپرسید که آیا یک برنامه‌ی ۱۰ دقیقه‌ای، به برگزاری جلسه نیاز دارد؟

عوامل شرکت اجازه دارند دیر در جلسه حضور پیدا کنند

این اتفاق همیشه و تقریباً در تمام جلسات رخ می‌دهد: چند نفر زود به جلسه می‌رسند، با هم گپ می‌زنند، زمان شروع جلسه فرا می‌رسد و هنوز چندین نفر غایب هستند. متصدی جلسه مجبور است صبر کند تا غایبین هم حضور پیدا کنند؛ صبر و باز هم صبر.

همیشه جلسه را در رأس ساعت اعلام‌شده شروع کنید. همان‌طور که به کارمندان اجازه نمی‌دهید دیرتر از ساعت ۸ سر کارشان حاضر شوند، اجازه ندهید عوامل مسئول حتی ۵ یا ۱۰ دقیقه تأخیر داشته باشند.

عوامل اجازه ندارند با صدای بلند فکر کنند

اگر در یک نشست کاری کسی گفت: «من فکر می‌کنم…» باید بلافاصله حرف او را قطع کرد. چرا؟ چون مسئولین باید پیش‌ازاین افکار خود را جمع‌بندی کرده و به نتیجه رسیده باشند. آن‌ها باید بر اساس اطلاعاتی که پیش‌ازاین دریافت کرده‌اند، به ایده‌هایی اساسی رسیده باشند.

اجازه ندهید کسی مفاهیم نیمه‌کامل را با صدای بلند به اشتراک بگذارد، آن‌ها به این وسیله می‌خواهند حضور خود را در جلسه اثبات کنند. مگر اینکه جلسه‌ی شما با هدف کشف ایده‌های استراتژیک برگزار شده باشد، در غیر این صورت آن‌ها موظف‌اند با ایده‌هایی کامل در جلسه حاضر شوند. اگر کسی فرصت نداشته قبل از جلسه از اطلاعات دریافتی استفاده کند و به نتیجه‌ی مفیدی برسد، نیازی نیست به نشست کاری شما دعوت شود.

مسئولیت‌پذیری وجود ندارد

جلسات بزرگ، به نتیجه‌های مهم منجر می‌شوند، ولی اغلب اوقات مشخص نیست چه کسی مسئول اجرای این نتایج است. چه کسی باید چه‌کاری را در چه زمانی انجام دهد؟

هرگز اجازه ندهید وظایف، بدون مسئول مشخص باقی بمانند. وقتی مسئولیت اجرای یک تصمیم به افراد خاصی محول نشود، هرکسی دیگران را موظف به انجام آن می‌داند. نتیجه هم مشخص است: هیچ‌کس پاسخگوی هیچ‌چیز نیست!

بازبینی و بازنگری زیادی صورت می‌گیرد

تنها فهرستی که باید در دست داشته باشید، لیست کارهایی است که باید انجام شوند. باید دقیقا مشخص شود چه تصمیمی گرفته‌ شده است، چه افرادی مسئولیت اجرای آن را دارند، و چطور باید کارشان را انجام دهند.

هرگز مواردی مثل «احتمال تغییر مسئولیت‌های اداری» را در برنامه‌ی جلسه‌ی خود قرار ندهید. اگر به سازمان‌دهی مجدد طرح، استراتژی و تقسیم وظایف نیاز دارید؛ یعنی در تصمیم‌گیری اصلی خود موفق نبوده‌اید.

اجازه ندهید بحث‌های عمومی در جلسه‌ی تصمیم‌گیری شما بیان شوند؛ چراکه ارزش و اعتبار جلسه‌ی شما را زیر سؤال می‌برند.

هدف جلسه این است که انسجام تیم را بالا ببرد

اعضای تیم باید بتوانند به‌خوبی با هم همکاری کنند؛ ولی این بدان معنی نیست که باید ساعات طولانی را به روابط شخصی خود بگذرانند.

بهترین روابط در کسب‌وکار زمانی به وجود می‌آیند که اعضای تیم، با هم برای هدف مشترکی کار می‌کنند و می‌توانند در صورت نیاز از یکدیگر کمک بگیرند یا برای انجام صحیح تعهداتشان روی‌ هم حساب کنند. به‌ بیان‌ دیگر، روابط عالی زمانی اتفاق می‌افتند که نتیجه‌های ملموس و اهداف معنی‌داری حاصل شوند.

روابط بین فردی را با روابط کاری و پربازده اشتباه نگیرید. تکمیل وظایف و پروژه‌های سخت و مهم، بهترین راه بهبود پیوند اعضای تیم است؛ نه گفتگوهای بی‌پایان کارمندان در جلسات کاری!